İçeriğe atla

Kullanım kılavuzu

byToptan

Toptancı ile esnafı doğrudan buluşturur

Ne işe yarar

byToptan, toptancı ile esnafı doğrudan buluşturur: toptancı fiyat listesini bir kez girer, müşterisi olan esnaflar kendi panellerinden sipariş verir. Sipariş WhatsApp’ta değil kayıtta durur — kim ne zaman ne istedi, hangi fiyattan, ne kadarı geldi, ne kadarı ödendi. Aracı değiliz, komisyon almıyoruz; para iki taraf arasında kalır. Sistem iki yönlü çalışır: aynı işletme hem toptancı hem müşteri olabilir.

Kim ne kullanır

Toptancı (sahip / müdür)

Fiyat listesi, kampanya, müşteri grupları, iskonto ve vade, risk limiti, teslim bölgeleri, kotalar, tahsilat, raporlar.

Toptancı personeli

Sipariş durumunu yürütür (hazırlanıyor → yolda → teslim), stok durumunu çevirir, sevk irsaliyesini basar. Fiyata ve iskontoya dokunamaz.

Depocu

Sevkiyat ekranındaki toplama listesiyle malı toplar; araç listesini şoföre verir.

Satış temsilcisi

Kendi müşterilerine bakar; raporda ciro, tahsilat ve primi görünür.

Esnaf (müşteri)

Tedarikçisinin listesinden sipariş verir, malı teslim alır, eksik geleni bildirir, iade eder, harcamasını raporlar.

Şoför / plasiyer

Rota ekranında durakları sırayla görür; teslim, eksik/kırık/SKT, tahsilat, ödeme sözü ve “ulaşılamadı” girer; gün sonu dökümünü basar. İnternet yoksa işler telefonda sıraya girer.

Muhasebeci

Raporlar: vade yaşlandırması, müşteri cirosu, ürün satışı, temsilci primi ve dönem KDV özeti — hepsi CSV (Excel) olarak iner. Müşteri kartında esnaf ekstresi ve CSV’si.

Yeni çalışan

byToptan ana sayfasındaki “Ekranlar” kartı hangi işin nerede yapıldığını gösterir; bu kılavuzun “Ekran ekran” bölümü her düğmeyi anlatır.

İlk kurulum

İlk gün bu sırayla ilerleyin; her adım bir ekrana bağlı.

  1. 1

    Toptancı profilinizi açın

    Ne sattığınızı, asgari sipariş tutarınızı, teslim günlerinizi ve sipariş kesim saatinizi girin. Kesim saati “bu saatten sonraki sipariş ertesi güne kalır” demektir ve teslim gününü sistem buna göre hesaplar.

    Panel/toptan/ayarlar
  2. 2

    Teslim bölgelerinizi tanımlayın

    Kamyon hangi gün nereye çıkıyorsa öyle yazın: “Pazartesi–Perşembe Nilüfer”, “Salı–Cuma Osmangazi”. Her bölgenin kendi kesim saati, asgari sepeti, nakliye ücreti ve günlük kapasitesi olabilir. Bölge tanımlamazsanız profildeki tek plan herkese uygulanır.

    Panel/toptan/ayarlar
  3. 3

    Müşteri gruplarını kurun

    Yüz müşteriye tek tek iskonto girmek yerine A / B / C grupları açın: grup iskontosu, vadesi, risk limiti ve asgari sepeti olur. Müşteri kartında ayrı değer girmezseniz grubunki uygulanır.

    Panel/toptan/ayarlar
  4. 4

    Kuralları belirleyin

    Nakliye ücreti ve ücretsiz teslimat eşiği, varsayılan risk limiti, vadesi geçmiş borç kilidi, günlük sipariş/tutar kapasitesi, bir müşterinin günde en çok kaç sipariş açabileceği, temsilci primi ve bildirimler. Sıfır yazdığınız her alan “sınır yok” demektir.

    Panel/toptan/ayarlar
  5. 5

    Fiyat listenizi girin

    Ad, birim, koli içi adet, liste fiyatı (KDV dâhil) ve KDV oranı yeter. Barkod yazarsanız müşteri barkod okutarak sipariş verebilir. Ürün adını müşterinizin stok kartıyla aynı yazarsanız mal kabulünde kendiliğinden eşleşir. Yüzlerce ürününüz varsa Excel / CSV sekmesinden tek dosyayla yükleyin.

    Panel/toptan/liste
  6. 6

    Kendi deponuza bağlayın (byStok varsa)

    Ürünü stok kartınıza bağlarsanız teslim edilen sipariş deponuzdan düşer; depo bitince ürün müşterinin ekranında “tükendi” görünür ve boşuna sipariş gelmez.

    Panel/toptan/liste
  7. 7

    Müşterilerinizi davet edin

    Esnafın e-postasını girin. Hesabı varsa panelinde onay ister, yoksa davet e-postası gider ve kayıt olunca bağlantı kendiliğinden kurulur. Güvenlik gereği adresin kayıtlı olup olmadığını sistem size söylemez.

    Panel/toptan/musteriler
  8. 8

    Müşteri kartlarını doldurun

    Her müşteriye grup, teslim bölgesi, iskonto, vade, risk limiti ve satış temsilcisi atayın. İskonto yalnız o müşteriye özeldir; kimse başkasının fiyatını göremez.

    Panel/toptan/musteriler

Günlük işler adım adım

Telefonla gelen siparişi girmekToptancı / personel
  1. “Telefonla sipariş gir” deyin.
  2. Müşteriyi seçin; ürünleri arayıp ya da barkodunu yazıp adetleri girin.
  3. Fiyat müşterinin kendi iskontosundan, grubundan ve varsa özel fiyatından hesaplanır; siz liste fiyatını görürsünüz.
  4. Not yazın (“telefonla, Ahmet Bey”) ve “Siparişi aç” deyin. Müşteriye bildirim gider; yanlışlık varsa hemen iptal edebilir.

Risk limiti, vade kilidi ya da hesap kilidi keserse kırmızı kutunun içinde iki yol çıkar: “Müdür onayına gönder” (sipariş onay bekler, hazırlanmaz) ya da sahip/müdürde “Bilerek aş (kayda geçer)”, personelde “Yönetici PIN’i ile aç”. PIN kutusunda vazgeçerseniz hiçbir şey gönderilmez.

Panel/toptan/siparisler
Havale bildirimine bakmakToptancı / muhasebe
  1. Esnaf sayfasından “Havale / EFT yaptım” deyince bildirim Talepler ekranına düşer: tutar, gönderme tarihi, açıklama ve varsa dekont fotoğrafı.
  2. Banka hesabınıza bakın. Para geldiyse “Geldi, onayla” → isterseniz hangi hesaba geldiğini seçin → “… tahsilat yaz”. Tahsilat en eski borçtan kapatılır, makbuz numarası üretilir.
  3. Para yoksa “Bulunamadı” deyin ve sebebini yazın (“hesabımıza ulaşmadı, dekontu gönderin”); esnaf sayfasında görür.
  4. Çıkan hazır metni WhatsApp’tan esnafa gönderebilirsiniz.

Bildirim TAHSİLAT DEĞİLDİR: siz onaylayana kadar borç düşmez. Aynı bildirim iki kez onaylanamaz. Esnafın göreceği hesapları Ayarlar → Havale hesapları’na girin.

Panel/toptan/talepler
Eksik / hasar bildirimini çözmekToptancı / depo
  1. Esnafın “Eksik / hasarlı mı geldi?” bildirimi kalem kalem adetle (ve varsa fotoğrafla) Talepler’e düşer; siparişin kartında da “açık itiraz var” yazar.
  2. Fotoğrafa bakın, “Düşülecek” sütununda adedi düzeltin (esnafın yazdığından az olabilir; teslim edilenden fazla olamaz).
  3. Çözümü seçin: İADE (malı geri aldınız — kırık/SKT hasarlı, sağlamı depoya döner), MAHSUP (mal geri gelmedi: eksik çıktı ya da imha edildi — yalnız tutar düşer, stok oynamaz) ya da HAKLI DEĞİL (yalnız cevap).
  4. Esnafa görünecek kısa cevabı yazıp onaylayın: sipariş tutarı ve cari borç o kadar düşer, bildirim kapanır, WhatsApp metni hazırlanır.

Teslimi siz girerken (rota) eksik/kırık yazdıysanız tutar zaten düşmüştür; esnafın bildirimi aynı mal içinse “Haklı değil” deyip “teslimde düşüldü” yazın.

Panel/toptan/talepler
Sabah sipariş tahtası ve kesim saatiToptancı / sipariş masası / depocu
  1. Siparişler ekranında “Tahta” görünümünü seçin: bütün açık işler tek satırda — kod, müşteri, geliş saati, tutar, teslim günü, durum.
  2. Üstte durumlara göre sayılar ve sipariş kesim saati yazar; kesimden sonra gelen sipariş “kesimden sonra (16:00)” diye işaretlidir ve sistem onu bir sonraki teslim gününe yazmıştır.
  3. Satırdaki “Hazırlamaya al” ve “Yola çıkar” tek dokunuşla ilerletir. Onay bekleyen için “Karar ver”, yoldaki için “Teslim et” sipariş kartını açar.
  4. İki depocu aynı siparişi aynı anda “Hazırlamaya al” derse ikincisi “az önce başkası yaptı” uyarısını görür; iş iki kez yürümez, satır tazelenir.
  5. Ayrıntı (kalemler, iptal, kalem düzeltme, irsaliye) için “Kartlar” görünümüne geçin.

Tahta ilk 100 açık siparişi gösterir; daha fazlası için durum süzgecini ya da aramayı kullanın.

Panel/toptan/siparisler?gorunum=tahta
Sipariş vermek (esnaf)Esnaf
  1. Tedarikçinizi seçin; listesi, size özel fiyatlarınız ve ilk teslim gününüz açılır.
  2. Sepeti doldurun: elle, barkod okutarak, “Geçen siparişin aynısı” ile ya da kayıtlı şablonunuzu seçerek.
  3. Altta ara toplam, nakliye ve varsa “şu kadar daha eklerseniz teslimat ücretsiz” yazar.
  4. “Siparişi gönder” deyin. Cevap teslim gününü söyler; sepetten düşen kalem olduysa sebebiyle yazar.

byStok açıksa “Kritik stoktan doldur” eşiğin altına düşen malzemeleri sepete hazırlar.

Panel/toptan
Düzenli sipariş kurmak (her hafta aynı liste)Esnaf
  1. Sepeti her zamanki gibi doldurun.
  2. Altta “Bu sepeti kaydet” kutusuna bir ad yazın (“Haftalık market listem”).
  3. Tekrar sıklığını seçin: her hafta, iki haftada bir ya da her ay.
  4. “Sipariş kendiliğinden gitsin” derseniz o sabah sipariş açılır; demezseniz yalnız hatırlatılır.

Otomatik sipariş de bütün kurallardan geçer; asgari sepet ya da limit engellerse sebebiyle size bildirim gelir, sipariş sessizce kaybolmaz.

Panel/toptan
Sevkiyat günü: toplama ve araç listesiDepocu / şoför
  1. Teslim gününü (gerekirse bölgeyi) seçin. İki deponuz varsa bölgeleri depoya göre açın; her depo kendi bölgesinin listesini basar.
  2. Toplama listesi aynı ürünün bütün siparişlerdeki miktarını tek satırda toplar — rafı bir kez dolaşın, kutucukları işaretleyin.
  3. Araç listesi bölgeye göre sıralıdır: müşteri, adres, telefon, kalem sayısı, tutar ve TAHSİL EDİLECEK bakiye.
  4. “Listeleri yazdır” ile ikisini birden basın; kâğıtları depoya ve şoföre verin.
  5. Kamyon kalkarken siparişleri seçip (başlıktaki kutu hepsini seçer) “yola çıkar” deyin — bütün müşterilere tek seferde haber gider.
  6. Seçili siparişlerin irsaliyelerini “irsaliye bas” ile tek seferde basın; her irsaliye ayrı sayfada, KDV kırılımıyla.
Panel/toptan/sevk
Durak sırasını belirlemekSevk sorumlusu / şoför
  1. Rota ekranında günü ve bölgeyi seçin, “Durak sırasını değiştir” deyin.
  2. Her durağın üstündeki ↑ ↓ ile sırayı kurun (ilk gidilecek en üstte).
  3. “Sırayı kaydet”: şoför telefonunda aynı sırayla görür.

Sunucu güncellemesi henüz gelmediyse sıra yalnız o telefonda saklanır ve ekran bunu söyler; o durumda listeyi bu sırayla yazdırıp şoföre verin.

Panel/toptan/rota
Sipariş durumunu yürütmekToptancı / personel
  1. Gelen siparişte “Hazırlanıyor” deyin; gerekirse teslim gününü değiştirin (vade de aynı kadar kayar).
  2. Mal yola çıkınca “Yola çıktı”, teslim edilince “Teslim edildi” deyin.
  3. “Sevk irsaliyesi” düğmesi VUK 230’a uygun belgeyi basar; seri-sıra numarası ilk basımda üretilir ve bir daha değişmez.
  4. İptal gerekiyorsa kırmızı “İptal et” düğmesine basıp sebebini yazın — müşteri sebebi görür.

Yanlış tuşa bastıysanız iptali “İptali geri al” ile geri alabilirsiniz; cari defterdeki satır da geri gelir.

Panel/toptan/siparisler
Malı teslim almak ve eksik bildirmekEsnaf
  1. “Malı teslim aldım” deyin.
  2. Eksik gelen varsa miktarı düzeltin: stoğa yalnız gelen miktar yazılır ve SİPARİŞ TUTARI da o kadar düşer, toptancıya bildirilir.
  3. Ambalajdaki son kullanma tarihini ve parti numarasını girin — geri çağırma duyurusu geldiğinde elinizde kalanı yalnız bu iki bilgiyle bulursunuz.
  4. Koli alıp adet sayıyorsanız çarpanı kontrol edin (3 koli × 4 = stoğa 12).
  5. “Eksik kalanlar için bakiye sipariş açılsın” kutusu işaretliyse kalan mal bir sonraki teslim gününe sipariş olarak düşer.

Toptancı “teslim edildi” dese bile mal kabulü açık kalır: kamyondan dönerken düğmeye basan toptancı sizin stoğunuzu kilitlemez.

Panel/toptan/siparisler
İade etmekEsnaf
  1. Teslim aldığınız siparişte “İade et” deyin.
  2. Geri gönderdiğiniz miktarı yazın (aldığınızdan fazlası iade edilemez).
  3. Kırmızı “İadeyi bildir” düğmesi: stoğunuzdan düşer, borcunuz azalır, mal toptancının deposuna parti bilgisiyle geri girer ve haber gider.
Panel/toptan/siparisler
Tahsilat yapmakToptancı / plasiyer / şoför
  1. Müşteri kartını açın (ad, telefon ya da sipariş koduyla arayın); kapıdaysanız Rota ekranındaki “Tahsil et”i kullanın.
  2. Tutarı yazın (1250 ya da 1.250,50) ve türü seçin: nakit, kredi kartı, havale/EFT, çek ya da senet. Çek/senette numara ve vade zorunlu — boşsa ekran göndermeden söyler; çek byCari portföyüne düşer.
  3. Tutar EN ESKİ borçtan başlayarak kapatılır; birkaç siparişi birden kapatabilir. Açık borcu aşan para “alacak (avans)” olarak durur ve sonraki siparişten düşülür.
  4. Makbuz numarası üretilir; WhatsApp düğmesi esnafa makbuz metnini gönderir.
  5. Personelin topladığı nakit byCari’de o kişinin zimmetine yazılır; kasaya teslim edince düşer.

Yanlış giriş ya da karşılıksız çek: müşteri kartındaki tahsilat satırında “Geri al” — türünü seçin (yanlış giriş / karşılıksız çek / para geri verildi), gerekçe yazın; yönetici onayı ister. Karşılıksız çekte çek işaretlenir ve o hesaba sipariş kilidi konur.

Panel/toptan/musteri
Şoförün günü: teslim, tahsilat, ulaşılamadıŞoför / plasiyer
  1. Rota ekranı günün duraklarını bölge sırasıyla açar: müşteri, adres, telefon, kalemler ve KAPIDA İSTENECEK tutar.
  2. “Teslim et” deyin. Her şey tamsa tek tuş yeter; eksik, kırık ya da tarihi geçmiş mal varsa kutuyu işaretleyip miktarları yazın — tutar kendiliğinden düşer.
  3. İsterseniz teslim alan kişinin adını yazın ve kolinin fotoğrafını çekin.
  4. “Tahsil et” ile parayı işleyin; ödeme alamadıysanız “Ödeme sözü” ile gün verin.
  5. Dükkân kapalıysa “Ulaşılamadı”: sipariş iptal olmaz, bir sonraki rota gününe kayar ve esnafa gönderilecek metin hazırlanır.
  6. Gün sonunda “Gün sonu dökümü”: kaç teslim, ne kadar nakit/çek, kaç iş döndü — yazdırıp kasaya verin.

İnternet yoksa işlemler cihazda sıraya girer; üstteki rozet “3 işlem gönderilmeyi bekliyor” der ve bağlantı gelince kendiliğinden gönderilir. Aynı iş iki kez yazılmaz.

Panel/toptan/rota
Toplamada mal çıkmadı: siparişi düzeltmekDepocu / masa
  1. Sipariş kartında “Kalemleri düzelt” deyin (yola çıkmadan önce).
  2. Adedi düşürün, kalemi çıkarmak için 0 yazın ya da “Kalem ekle” ile yeni mal ekleyin.
  3. Sebep seçin: depoda yok, esnaf aradı, hatalı giriş…
  4. “Çıkan mal için bakiye sipariş açılsın” işaretliyse eksik kalan bir sonraki teslim gününe sipariş olur.
  5. Kaydettikten sonra esnafa gönderilecek metni kopyalayın: neyin ne kadar değiştiği ve yeni tutar yazar.

Tutar artıyorsa ve müşterinin risk limiti doluyorsa sistem müdür onayı ister; onay kayda geçer.

Panel/toptan/siparisler
Arayan esnafın işini bulmakSipariş masası
  1. Müşteri bul kutusuna adı, telefonun son hanelerini ya da sipariş kodunu (T00123) yazın.
  2. Müşteri kartı açılır: teslim edilmiş borç, henüz teslim edilmemiş siparişler, vadesi geçen tutar ve alacağı ayrı ayrı.
  3. Açık siparişler, son tahsilatlar, ödeme sözleri, itirazlar ve saha olayları aynı ekranda.
  4. Bağlantısını kaybettiyse “Bağlantıyı gönder”; başkasının eline geçtiyse “Bağlantıyı askıya al”.
  5. “Telefonla sipariş gir” müşteri seçili olarak açılır.
Panel/toptan/musteri
Hesapsız dükkânlara hatırlatmaToptancı / masa
  1. Hesapsız dükkânın paneli yoktur; bildirim ona ulaşmaz, SMS de göndermiyoruz.
  2. Bu ekran bugün aranacakları listeler: vadesi dolanlar, yarın sevkiyat günü olanlar, ödeme sözü verenler, fiyat değişikliği.
  3. Her satırda hazır metin var: WhatsApp düğmesi kendi numaranızdan gönderir, e-posta adresi kayıtlıysa e-posta da gönderebilirsiniz.
  4. Gönderdiğiniz satır işaretlenir, ertesi gün yeniden çıkmaz.
Panel/toptan/hatirlatma
Ay sonu mutabakatMuhasebe ↔ esnaf
  1. Müşteri kartında “Hesap dökümü”: tarih aralığı seçin, satış ve tahsilat satırları yürüyen bakiyeyle listelenir. “CSV” muhasebeciye Excel dosyası verir.
  2. “Ekstreyi WhatsApp’la gönder” ile esnafa dönem sonu bakiyesini yollayın.
  3. Esnaf kendi sipariş sayfasından aynı dökümü görür ve “Mutabıkım” ya da “İtirazım var” der.
  4. İtiraz müşteri kartınıza düşer; cevap yazdığınızda esnaf kendi sayfasında görür.
Panel/toptan/musteri
Fiyat listesini Excel / CSV ile yüklemekToptancı (sahip/müdür)
  1. Fiyat listem → “Excel / CSV” sekmesi. İlk kez yüklüyorsanız “Boş şablon”u, liste zaten varsa “Listeyi CSV indir”i alın.
  2. Excel’de düzeltin: ürün adı ve liste fiyatı (KDV dâhil) zorunlu; kategori, birim, koli içi, KDV % (0/1/10/20), barkod, stok durumu isteğe bağlı.
  3. “CSV yükle” ile dosyayı seçin. Hiçbir şey yazılmadan ÖNİZLEME çıkar: kaç yeni ürün, kaç güncelleme, kaçı aynı, hangi satır neden hatalı (0 ya da eksi fiyat, okunamayan barkod, dosyada iki kez geçen ad…).
  4. Fiyatı değişenlerin eski → yeni fiyatı listelenir. Doğruysa “… ürünü yaz” deyin; ilerleme yazılır, sayfayı kapatmayın.
  5. Hatalı satırlar yazılmaz; düzeltip yalnız onları yeniden yükleyebilirsiniz.

Barkodu olan ürün barkodla, olmayan adla eşleşir (büyük/küçük harf fark etmez). Kampanya, kademe, asgari/azami ve özel fiyatlara CSV dokunmaz. Bir seferde en çok 1000 satır; fiyat değişikliği fiyat geçmişine yazılır ve sabah duyurulur. Excel barkodu “8,69E+12” yaptıysa sütunu Metin biçimine çevirin.

Panel/toptan/liste?sekme=csv
Zam yapmak (toplu fiyat güncelleme)Toptancı (sahip/müdür)
  1. “Toplu fiyat güncelle” kutusunda yüzdeyi yazın (indirim için başına eksi koyun).
  2. İsterseniz yalnız bir kategoriyi seçin ve kuruş yuvarlaması belirleyin (tam liraya, 5 liraya…).
  3. “Önce göster” deyin: kaç ürünün etkileneceğini söyler.
  4. Doğruysa “Uygula” deyin. Değişiklik fiyat geçmişine yazılır ve ertesi sabah müşterilerinize duyurulur.

Tek üründe zam yapmak için ürünü düzenleyin; o da geçmişe düşer ve aynı şekilde duyurulur.

Panel/toptan/liste
Kampanya ve özel fiyat vermekToptancı (sahip/müdür)
  1. Kampanya için ürünü düzenleyip kampanya fiyatını ve bitiş tarihini yazın; tarih geçince kendiliğinden liste fiyatına döner.
  2. Bir müşteriye ya da gruba özel fiyat için ürün satırındaki “Özel fiyat” düğmesine basın.
  3. Kime (müşteri ya da grup), kaç lira ve isterseniz bitiş tarihi girin.
  4. Kampanya ve özel fiyat NET fiyattır: üstüne iskonto işlemez. Müşteri her zaman en ucuz olanı görür.
Panel/toptan/liste
Ay sonu: yaşlandırma ve primİşletmeci / muhasebeci
  1. Tarih aralığını seçin (hazır düğmeler: bu hafta, son 30 gün, son 90 gün, son 1 yıl).
  2. “Satışlarım” sekmesinde ciro, ortalama sepet, tahsilat ve açık bakiyeyi görün.
  3. Vade yaşlandırması kimin borcunun kaç gün geciktiğini kovalar hâlinde gösterir; limiti aşanlar işaretlidir.
  4. Satış temsilcisi tablosu prim tutarını TAHSİL EDİLEN para üzerinden hesaplar.
  5. “Yazdır” ile muhasebeciye verilecek kâğıdı basın.
Panel/toptan/raporlar
Muhasebeci: ay sonu KDV ve Excel dosyalarıMuhasebeci / işletmeci
  1. Raporlar’da “Geçen ay”ı seçin (ya da tarih aralığı girip “Getir”).
  2. “KDV özeti” kartında “Hesapla”: oran oran (%0, %1, %10, %20) matrah, KDV ve toplam; iptal ve onay bekleyen siparişler hariç, teslimde düşen eksik/iade sonrası tutar. Teslimat ücreti ayrı satırdır.
  3. Her tablonun “CSV” düğmesi Excel’in açtığı dosyayı indirir (noktalı virgül, Türkçe karakter, ondalık virgül): KDV özeti, vade yaşlandırması, müşteri cirosu, ürün satışı, günlük satış, temsilci primi, tedarikçi alışları.
  4. Tek dükkânın hesap dökümü (ekstre) ve CSV’si müşteri kartında; dükkân listesi CSV’si Müşterilerim ekranında.
  5. Şoförlerin günlük teslim/tahsilat dökümü Rota → “Gün sonu dökümü”nde.

Gün sınırları Türkiye saatine göredir. KDV özeti kontrol tablosudur; resmî beyan e-Fatura/e-Arşiv kayıtlarınızdan yapılır. Sunucu özeti henüz gelmediyse ekran en çok 62 günlük aralıkta kendisi hesaplar.

Panel/toptan/raporlar
KVKK: “kaydımı silin” diyen esnafSahip / müdür
  1. Müşteri kartının altındaki “Kişisel bilgileri sil (KVKK)” kartını açın.
  2. Borcu, alacağı (avansı) ya da açık siparişi varsa silinmez; kart sebebini yazar. Önce tahsilat, iade ya da sipariş iptaliyle hesabı kapatın; bu arada bağlantıyı askıya alabilirsiniz.
  3. Hesap kapalıysa “Silme işlemini başlat”, onay için dükkânın adını yazın, gerekçeyi bırakın ve “Kalıcı olarak sil”.
  4. Silinen: ad, yetkili, telefon, adres, not, tanınan cihazlar ve sipariş bağlantısı. Sipariş, irsaliye ve tahsilat belgeleri vergi gereği 5 yıl kalır, adı “Silinmiş dükkân” olur.

Sunucu güncellemesi henüz gelmediyse ekran bağlantıyı kapatır (sipariş veremez) ve bunu söyler; kişisel bilgiler güncellemeden sonra aynı karttan silinir.

Panel/toptan/musteri
Ay sonu: ne harcadım (esnaf)Esnaf
  1. “Alışlarım” sekmesini açın.
  2. Hangi tedarikçiye ne kadar ödediğinizi ve ne kadar borcunuz kaldığını görün.
  3. “Neye harcadım” tablosunda aynı ürünü birden çok tedarikçiden alıyorsanız kimin daha ucuz olduğu yazar.

Tedarikçiniz zam yaptığında sipariş ekranının üstünde “şu üründe fiyat değişti” listesi çıkar.

Panel/toptan/raporlar

Müşteri yüzü

Müşterinin karekodla açtığı sayfa; uygulama indirmez, kayıt olmaz.

/tedarik/[bağlantı]

Esnafın sipariş sayfası: hesap açmaz, abone olmaz, ödeme yapmaz. Toptancının gönderdiği bağlantıyı telefonunun son 4 hanesiyle açar. Üç sekme: Sipariş ver, Siparişlerim, Hesabım. Türkçe ve İngilizce.

  1. SİPARİŞ VER: kendi fiyatlarıyla liste; arama, kategori, “Sepettekiler”. Barkod kutusuna yazar ya da Android telefonda kamerayla okutur. “Geçen siparişin aynısı” sepeti doldurur; o arada fiyatı değişenler ayrıca listelenir, listeden kalkanlar eklenmez.
  2. KOLİ KURALI: koliyle satılan üründe miktar “1 koli + 3 adet” diye dökülür; koli bozuluyorsa uyarı ve “Koliye tamamla” düğmesi çıkar. En az / en çok miktar kuralı aynı ekranda yazar.
  3. KESİM SAATİ Türkiye saatiyle: kapanış geçtiyse “siparişiniz Perşembe teslimine kalır” gibi hangi güne kaldığı yazar. Asgari sepet, teslimat ücreti, risk limiti ve vadesi geçmiş borç uyarısı sepetin altında.
  4. ÖZET VE BÜYÜK TUTAR ONAYI: göndermeden önce özet ekranı açılır. Tutar son siparişlerin ortalamasının 4 katını (en az 10.000 ₺) ya da bir üründe miktar alışılmışın 5 katını aşarsa “bir sıfır fazla olabilir” uyarısıyla ayrıca onay ister. Bir siparişte en çok 1.000.000 ₺ ve 500 kalem.
  5. SİPARİŞLERİM: durum adım adım (alındı → hazırlanıyor → yolda → teslim), sevk takibi; byKurye’ye verildiyse “Kuryeyi haritada izle”. İptal yalnız toptancı hazırlamaya başlamadan; sonrası için toptancıyı arar.
  6. EKSİK / HASAR: teslim alınan siparişte “Eksik / hasarlı mı geldi?” — tür, kalem kalem adet, kısa açıklama ve fotoğraf. Toptancının cevabı aynı yerde görünür.
  7. HESABIM: borç, vadesi geçen, bekleyen mal, alacak; hesap dökümü ve “Mutabıkım / İtirazım var”. “Havale / EFT yaptım”: toptancının hesapları (IBAN kopyalanır), tutar, tarih, dekont fotoğrafı. Bildirim TAHSİLAT DEĞİLDİR — toptancı hesabına bakıp onaylayınca borçtan düşer; “Toptancı bakıyor / Borçtan düşüldü / Bulunamadı” diye izlenir.
  8. Sayfanın altında KVKK bilgisi ve başvuru bağlantısı; “Bu cihazdan çık” telefondaki son 4 haneyi ve sepeti siler. Kart ödemesi ve SMS yok.

Bütün özellikler

103 özellik, ekran ekran.

Ekran: byToptan (ana sayfa)

“Toptancı özeti” sekmesi: müşteri sayısı, hazırlanacak ve onay bekleyen sipariş, bütün ekranlara giden “Ekranlar” kartı ve profil. “Tedarikçilerim” sekmesi: sizi müşteri ekleyen toptancılar (Onayla/Kapat), sipariş verme, fiyat karşılaştırma ve verdiğiniz son siparişler. Profili olmayan işletmede önce alıcı tarafı açılır.

Panel/toptan

Ekran: Siparişler (kartlar)

Gelen / Verdiğim. Arama (müşteri, telefon, T00123), durum süzgeci, “Telefonla sipariş gir”. Her kartta kalemler, teslim günü, vade, KDV, eksik/iade; düğmeler: Hazırlanıyor → Yola çıktı → Teslim et, Kalemleri düzelt, İade al, Sevk irsaliyesi, Tahsilat, Durumu bildir (hesapsız dükkân), WhatsApp, İptal et / İptali geri al. Sayfa dakikada bir tazelenir (sekme öndeyken).

Panel/toptan/siparisler

Ekran: Siparişler (tahta)

Açık işler tek satırda: geliş saati, kesimden sonra işareti, tutar, teslim günü, durum ve tek dokunuşla sonraki adım. Durumlara göre sayılar üstte.

Panel/toptan/siparisler?gorunum=tahta

Ekran: Sevkiyat

Gün ve bölge seçimi; toplama listesi (ürün bazında toplam, işaretlenebilir), araç listesi (müşteri, adres, telefon, tutar, kapıda istenecek, vadeli), hepsini seç, toplu “hazırlanıyor / yola çıkar”, toplu irsaliye, kuryeye ver, hesapsız dükkâna bildir, listeleri yazdır.

Panel/toptan/sevk

Ekran: Rota (şoför)

Günün durakları sırayla: adres, yol tarifi, telefon, kalemler, kapıda istenecek tutar. Araca yükledim, Teslim et (eksik/kırık/SKT, teslim alan, fotoğraf), Tahsil et, Ödeme sözü, Ulaşılamadı, durak sırası, gün sonu dökümü. İnternet yoksa son liste cihazda açılır ve işler sıraya girer.

Panel/toptan/rota

Ekran: Müşterilerim

Dükkân ekle (bağlantıyla), e-postayla davet, müşteri listesi (arama, durum, kural, sipariş, bakiye), müşteri kartı formu (grup, bölge, iskonto, vade, risk limiti, temsilci, not), bağlantı gönder / yenile, bağlantıyı kapat, CSV. Aktif dükkân ücreti üstte.

Panel/toptan/musteriler

Ekran: Müşteri kartı

Borç (teslim edilmiş / bekleyen / vadesi geçen / alacak), iletişim ve bağlantı (gönder, kopyala, askıya al), açık siparişler, tahsilat ve geri alma, itiraz ve mutabakat cevapları, hesap dökümü (yazdır, WhatsApp, CSV), ödeme sözleri, saha olayları ve KVKK silme.

Panel/toptan/musteri

Ekran: Hatırlatmalar

Bugün yazılacak dükkânlar: vadesi bugün/geçti, yarın sevkiyat, ödeme sözü, zam. Her satırda hazır metin, WhatsApp, e-posta (adres varsa), kopyala; gönderilen işaretlenir.

Panel/toptan/hatirlatma

Ekran: Fiyat listem

Sekmeler: Ürünler (arama — ad, kategori, barkod; stok durumu seçimi; düzenle, özel fiyat, kapat/aç; CSV), Ürün ekle ve toplu fiyat, Excel / CSV (indir, şablon, önizlemeli yükleme), Fiyat değişiklikleri (son 30 gün).

Panel/toptan/liste

Ekran: Raporlar

Hazır aralıklar (bu ay, geçen ay, son 7/30/90 gün, 1 yıl) ya da tarih. Satışlarım: özet, KDV özeti, günlük dağılım, vade yaşlandırması, müşteriler, ürünler, temsilciler. Alışlarım: tedarikçiler ve neye harcadım. Her tablo CSV; sayfa yazdırılır. Personel bu ekranı görmez.

Panel/toptan/raporlar

Ekran: Ayarlar

Sekmeler: Profil (ne sattığınız, asgari sipariş, kesim saati, teslim günleri, kategoriler), Kurallar ve saha (nakliye, risk, vade kilidi, kapasite, prim, bildirimler, bağlantı onayı, temsilci kısıtı, temsilcinin bağlantılarını yenileme), Teslim bölgeleri, Müşteri grupları, Havale hesapları (esnafın sayfasında görünen alıcı adı, banka, IBAN — en çok 5). Yalnız sahip/müdür.

Panel/toptan/ayarlar

Ekran: Talepler

Esnafın sayfasından gelenler: havale/EFT bildirimleri (dekont, “Geldi, onayla” tahsilat yazar, “Bulunamadı” cevap yazar) ve eksik/hasar bildirimleri (kalem adetleri, fotoğraf; iade, mahsup ya da haklı değil). “Bekleyenler / Son 90 gün” süzgeci.

Panel/toptan/talepler

Fiyat 0 ya da eksi olamaz

Liste, kampanya ve özel fiyat 0’dan büyük olmalı; ekran alanın altında söyler, gönderilmez. Kampanya liste fiyatından düşük olmalı; en çok miktar en az miktardan küçük olamaz.

Panel/toptan/liste

İskonto ve vade sınırı

İskonto %0–60, vade 0–120 gün (dükkân, grup, davet). Sınır dışı değer ekranda reddedilir; sessizce kırpılmaz.

Panel/toptan/musteriler

Kesimden sonra gelen sipariş

Kesim saatinden (bölgenin ya da profilin) sonra gelen sipariş reddedilmez; bir sonraki teslim gününe yazılır. Esnaf sepette uyarıyı Türkiye saatine göre görür, tahtada satır “kesimden sonra” işaretlidir.

Panel/toptan/siparisler?gorunum=tahta

Aynı anda iki cihaz

Durum değişikliği, teslim ve kalem düzeltme ekranın gördüğü durumu sunucuya gönderir; arada başkası değiştirdiyse işlem yapılmaz, “az önce … yaptı” yazar ve liste tazelenir. Tahsilat ve teslim tekrar kimliğiyle gider: aynı iş iki kez yazılmaz.

Panel/toptan/siparisler

Geçmiş günden kalan sipariş

Dünden kalan (gecikmiş) siparişte teslim gününe dokunmadan “Yola çıktı” denebilir; teslim günü yalnız değiştirirseniz gönderilir ve bugünden önce olamaz.

Panel/toptan/sevk

Kapanmış işe düzeltme

Yola çıkmış ya da teslim edilmiş siparişte kalem düzeltilmez: teslimde eksik/kırık/SKT yazılır, teslimden sonra “İade al” kullanılır; tutar ve cari satırı ikisinde de düzelir. Tahsilat silinmez, gerekçeyle geri alınır. Hepsi kayda geçer.

Panel/toptan/siparisler

Personel sınırları

Personel sipariş yürütür, teslim ve tahsilat girer, stok durumunu çevirir; fiyat, iskonto, kural, dükkân ekleme ve bağlantıyı kapatma göremez. İşletmenin toplam alacağı, ciro ve raporlar personelde gizlidir; dükkân kartında yalnız o dükkânın borcu görünür.

Panel/toptan/musteriler

Askıdaki hesap

Ödeme beklendiği için askıya alınan hesapta byToptan ekranları açılır, veriler ve yazdırma durur; sipariş, teslim, tahsilat, fiyat ve ayar değişikliği kapanır ve her ekranın üstünde sebebi yazar. Esnafın bağlantı sayfası da sipariş almaz. Ödeme onaylanınca kaldığı yerden devam eder.

Panel/toptan

Fiyat listesi CSV

İndir / boş şablon / önizlemeli yükleme. Barkodla, yoksa adla eşleşir; en çok 1000 satır; hatalı satır yazılmaz, sebebi satır numarasıyla yazar.

Panel/toptan/liste?sekme=csv

KDV özeti

Dönemin kalemleri oran oran matrah, KDV ve toplam; teslimat ücreti ayrı. CSV olarak iner.

Panel/toptan/raporlar

Durak sırası

Rota ekranında ↑ ↓ ile kurulur, kaydedilince şoför aynı sırayla görür.

Panel/toptan/rota

KVKK silme

Borcu, alacağı ve açık siparişi olmayan dükkânın kişisel bilgileri silinir; belgeler vergi gereği 5 yıl “Silinmiş dükkân” adıyla kalır.

Panel/toptan/musteri

Çok depolu toptancı

byStok stoğu tek havuzda sayar. Depoya göre bölge açın (“Depo A — Nilüfer”); toplama ve araç listesini bölge süzgeciyle basın, her depo kendi kâğıdıyla toplar.

Panel/toptan/ayarlar?sekme=bolgeler

Aktif dükkân ücreti

Ücrete giren dükkân: son 30 günde sipariş açılmış (esnaf, plasiyer ya da siz), askıda olmayan bağlantı. Askıya alınan ve 30 gündür sipariş vermeyen dükkân sayılmaz; Dükkânlar ekranında bağlı / aktif ayrı görünür.

Panel/toptan/musteriler

Sipariş bağlantısının gizliliği

Esnafın sipariş bağlantısı listede açık durmaz; “Bağlantı” düğmesiyle yönetici, “Dükkân sipariş bağlantısını görür” yetkilisi ya da dükkânın kendi temsilcisi alır (kayda geçer). Telefonu çalınan temsilcinin bütün bağlantıları Ayarlar’dan tek düğmeyle yenilenir.

Panel/toptan/ayarlar

Kalem düzeltmede kademe fiyatı

Siparişte miktar kademe eşiğini geçince ya da altına inince birim fiyat yeniden bulunur; elle verilmiş fiyata dokunulmaz, mesaj söyler.

Panel/toptan/siparisler

Toptancı profili

Ne sattığınız, asgari sipariş tutarı, teslim günleri, sipariş kesim saati ve kategoriler. Müşteriniz bunları sipariş ekranında görür.

Panel/toptan/ayarlar

Fiyat listesi

Ürün, kategori, birim, koli içi adet, barkod, liste fiyatı ve KDV oranı. Değişiklik bütün müşterilerde anında görünür; kesilmiş siparişler etkilenmez.

Panel/toptan/liste

KDV kırılımı

Fiyatlar KDV dâhil girilir; sevk irsaliyesinde matrah ve KDV oran oran ayrışır (%0, %1, %10, %20).

Panel/toptan/liste

Miktar kademesi

“10=440” yazarsanız 10 ve üstünde birim fiyat 440 ₺ olur. Müşteri sepette “10 alırsanız birim şu kadar” uyarısını görür.

Panel/toptan/liste

Kampanya fiyatı

Ürüne bitiş tarihli kampanya fiyatı verilir; tarih geçince kendiliğinden liste fiyatına döner. Listede “Kampanya” rozeti çıkar.

Panel/toptan/liste

Ürün bazlı özel fiyat

Bir müşteriye ya da gruba “bu üründe şu fiyat” denir. NET fiyattır, üstüne iskonto işlemez; müşteri her zaman en ucuzunu görür.

Panel/toptan/liste

Toplu zam / indirim

Kategoriye ya da bütün listeye yüzde uygulanır, kuruş yuvarlaması seçilir. Önce kaç ürünün etkileneceğini söyler, sonra uygular.

Panel/toptan/liste

Fiyat geçmişi

Her fiyat değişikliği tarihi, eski ve yeni fiyatıyla kayıtlı. “Fiyat neden arttı” sorusunun cevabı burada.

Panel/toptan/liste

Zam duyurusu

Fiyat değişince ertesi sabah bütün müşterilere tek bildirim gider; esnaf sipariş ekranında da “şu üründe fiyat değişti” listesini görür.

Panel/toptan/ayarlar

Yeni ürün duyurusu

Listeye eklediğiniz ürünler müşterilerinize bir kez duyurulur.

Panel/toptan/ayarlar

Asgari ve azami sipariş miktarı

Ürün başına “en az 2 koli”, “bir siparişte en çok 10 koli”. Kampanyalı malı tek müşterinin süpürmesini engeller; ekran sebebini söyler.

Panel/toptan/liste

Stok görünürlüğü

Ürün kendi stok kartınıza bağlıysa depo bitince müşteride “tükendi” görünür; isterseniz kalan miktarı da gösterirsiniz (“3 koli kaldı”).

Panel/toptan/liste

Müşteri daveti

E-posta ile davet. Hesabı olan panelinde onaylar, olmayan kayıt olunca kendiliğinden bağlanır. Adresin kayıtlı olup olmadığı söylenmez (davet formu hesap sorgulama aracı değildir).

Panel/toptan/musteriler

Müşteri kartı

İskonto, vade, fiyat grubu, teslim bölgesi, risk limiti, satış temsilcisi ve not tek formda.

Panel/toptan/musteriler

Müşteri grupları (A / B / C)

Grup iskontosu, vadesi, risk limiti ve asgari sepeti. Müşteri kartında ayrı değer yoksa grubunki uygulanır.

Panel/toptan/ayarlar

Teslim bölgeleri / rota

“Pazartesi Nilüfer, Salı Osmangazi”. Her bölgenin kendi teslim günleri, kesim saati, asgari sepeti, nakliye ücreti ve günlük kapasitesi olur.

Panel/toptan/ayarlar

Sipariş kesim saati

Kesim saatinden sonraki sipariş bir sonraki teslim gününe kalır; sistem teslim gününü hesaplayıp cevapta yazar.

Panel/toptan/ayarlar

Günlük kapasite kotası

Bir teslim gününde en çok kaç sipariş ve kaç liralık mal çıkabileceği. Dolan gün ATLANIR: sipariş reddedilmez, bir sonraki güne kayar ve ekran sebebini söyler.

Panel/toptan/ayarlar

Müşteri başına günlük sipariş sayısı

Aynı gün üst üste sipariş açılmasını sınırlar. Sizin telefonla girdiğiniz, düzenli ve bakiye siparişler sayılmaz.

Panel/toptan/ayarlar

Risk limiti

Açık bakiye + yeni sipariş limiti aşarsa sipariş kesilmez; ekran rakamlarla sebebini söyler. Müşteri kartı → grubu → profil sırasıyla çözülür.

Panel/toptan/ayarlar

Vadesi geçmiş borç kilidi

Açıksa vadesi geçmiş borcu olan müşteri yeni sipariş veremez; tutar ve kaç gün geçtiği yazar. Telefonla siz sipariş girerken bilerek aşabilirsiniz, karar kayda geçer.

Panel/toptan/ayarlar

Ödeme vadesi

Vade tarihi teslim gününe göre hesaplanır, cari deftere de yazılır; teslim günü değişirse vade aynı kadar kayar.

Panel/toptan/siparisler

Teslimat ücreti ve ücretsiz eşiği

Eşiğin altındaki sepete nakliye kalemi eklenir; sepette “şu kadar daha eklerseniz ücretsiz” yazar. İrsaliyede ayrı satır olarak görünür.

Panel/toptan/ayarlar

Esnafın sipariş ekranı

Tedarikçinin listesi, size hesaplanmış fiyatlar, kampanya ve özel fiyat rozetleri, ilk teslim günü, borç durumu ve kalan limit tek ekranda.

Panel/toptan

Barkodla hızlı sipariş

Okuyucuyla (ya da elle) barkod girilince ürün sepete düşer. Ürünün asgari miktarı varsa doğrudan o miktarla eklenir.

Panel/toptan

“Geçen siparişin aynısı”

Son siparişin kalemleri tek tuşla sepete gelir; listeden kalkan ürün varsa söylenir.

Panel/toptan

Sipariş şablonu

Sepet bir adla kaydedilir ve tek tuşla geri çağrılır (“Haftalık market listem”).

Panel/toptan

Düzenli sipariş

Şablona haftalık / iki haftalık / aylık tekrar verilir. Sırası gelince ya hatırlatılır ya da sipariş kendiliğinden açılır; kural engellerse sebebiyle bildirim gelir.

Panel/toptan

Telefonla sipariş girme

Toptancı müşterisi adına sipariş açar. Fiyat ve kurallar aynı; müşteriye bildirim gider ve yanlışlık varsa hemen iptal edebilir.

Panel/toptan/siparisler

Kritik stoktan sipariş

byStok’ta eşiğin altına düşen malzemeler tek tuşla sepete hazırlanır.

Panel/toptan

Sipariş takibi

Alındı → Hazırlanıyor → Yolda → Teslim; iki taraf da aynı ekranı görür, her adımda bildirim gider.

Panel/toptan/siparisler

İptal sebebi

İptalde sebep sorulur; karşı tarafın bildiriminde ve sipariş kartında görünür. İptal cari defterdeki satırı da kapatır, geri alınca geri getirir.

Panel/toptan/siparisler

Toplama listesi

Bir teslim gününün bütün siparişleri ürün bazında toplanır, kategori ve liste sırasına göre dizilir. Depo tek kâğıtla rafı bir kez dolaşır.

Panel/toptan/sevk

Araç listesi

Bölgeye göre gruplu sipariş listesi: müşteri, adres, telefon, kalem sayısı, tutar ve tahsil edilecek bakiye. Şoförün kâğıdı.

Panel/toptan/sevk

Toplu durum güncelleme

Kamyon kalkarken seçili siparişlerin hepsi tek tuşla “yola çıktı” olur; müşterilere tek seferde haber gider.

Panel/toptan/sevk

Teslim fotoğrafı

Teslim ederken isteğe bağlı fotoğraf; telefonda küçültülür (WebP). Esnaf siparişinde, hesapsız dükkân da bağlantı sayfasında görür — “mal gelmedi / eksik geldi” tartışmasının kanıtı.

Panel/toptan/siparisler

Kuryeye ver (byKurye)

byKurye aboneliğiniz varsa araç listesinden sipariş kendi kurye panonuzda teslimat olarak açılır (alıcı, adres, telefon, not siparişten); kurye ataması, canlı konum ve teslim kanıtı oradan izlenir, araç listesi kuryenin durumunu gösterir. Kapıda tahsilat yalnız işaretlenirse yazılır.

Panel/toptan/sevk

Hesapsız dükkâna durum bildirimi

Sipariş kartında ve araç listesinde “Bildir”: durum, teslim günü ve dükkânın sipariş sayfası bağlantısı kendi WhatsApp’ınızdan gider. Esnafın sayfasında durumu değişen sipariş “durum değişti” diye işaretlenir ve sayfa açıkken dakikada bir tazelenir.

Panel/toptan/siparisler

Sahada temsilci siparişi

Temsilci telefonundan “Telefonla sipariş gir” ile müşteri adına sipariş açar; kendisine atanmış müşteriler varsa liste onlarla açılır. Limit aşımı kutusu yalnız sahip/müdürde görünür.

Panel/toptan/siparisler

Fiyat karşılaştırma (esnaf)

Birden çok toptancıya bağlı esnaf, aynı adla satılan ürünlerde her toptancının kendisine uyguladığı fiyatı yan yana görür; stokta olan en ucuz yeşil yazar.

Panel/toptan

Sevk irsaliyesi

VUK 230’a uygun belge: iki tarafın unvan/adres/vergi bilgisi, kalemler, KDV kırılımı ve nakliye satırı. Seri-sıra numarası ilk basımda üretilir, değişmez.

Panel/toptan/siparisler

Mal kabulü ve eksik teslimat

Gelen miktar girilir: stok o kadar artar, SİPARİŞ TUTARI da o kadar düşer ve toptancıya bildirilir. Cari defterdeki satır da düzeltilir.

Panel/toptan/siparisler

Bakiye sipariş

Eksik kalan kalemler için bir sonraki teslim gününe yeni sipariş açılır — kimse hatırlamasa da mal unutulmaz.

Panel/toptan/siparisler

SKT ve parti numarası

Mal kabulünde girilen son kullanma tarihi ve parti no stok partisine yazılır; tarihi geçmiş ya da bir hafta içinde dolan mal için ekran uyarır. Geri çağırmanın tek dayanağı budur.

Panel/toptan/siparisler

Koli → adet çevrimi

Koli alıp adet sayıyorsanız çarpan girilir: 3 koli × 4 = stoğa 12, birim maliyet de buna göre bölünür.

Panel/toptan/siparisler

İade

Teslim alınmış maldan geri gönderilen kısım: stoktan çıkar, sipariş tutarını ve cari borcu düşürür, toptancının deposuna parti bilgisiyle geri girer.

Panel/toptan/siparisler

Tahsilat

Müşteri kartından ya da rotadan. Tutar en eski borçtan kapatılır; borcu aşan kısım alacak (avans) olur ve ekranda yazar. Cari deftere ayrı satır düşer, makbuz numarası üretilir.

Panel/toptan/musteri

Vade yaşlandırması

Müşteri başına açık alacak 1-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ gün kovalarında; limiti aşanlar işaretli.

Panel/toptan/raporlar

Satış raporu

Ciro, sipariş adedi, ortalama sepet, tahsilat, açık bakiye, eksik ve iade, günlük dağılım, en çok alan müşteriler, en çok satan ürünler.

Panel/toptan/raporlar

Alış raporu (esnaf)

Hangi tedarikçiye ne ödendi, neye harcandı ve aynı ürünü birden çok tedarikçiden alıyorsanız kim daha ucuz.

Panel/toptan/raporlar

Satış temsilcisi ve prim

Müşteri bir temsilciye bağlanır; raporda temsilci başına ciro, tahsilat ve prim. Prim TAHSİL EDİLEN para üzerinden hesaplanır.

Panel/toptan/raporlar

Karşılıklı iletişim bilgisi

Onaylı bağlantıda iki tarafın telefonu ve adresi karşılıklı açılır (KVKK dayanağı: karşılıklı onay). Onaysızda açılmaz.

Panel/toptan/siparisler

WhatsApp sipariş metni

Sepet ve sipariş kartı için hazır metin: kopyalayın ya da karşı tarafın numarasına WhatsApp’tan gönderin. Kayıt yine sistemde kalır.

Panel/toptan/siparisler

Teslim günü ve vade hatırlatması

Teslim gününden bir gün önce “siparişinizi bugün saat X’e kadar verin”; vade yaklaşınca ve vade gününde iki tarafa da bildirim.

Panel/toptan/ayarlar

Yetki sınırları

Liste fiyatı, iskonto, kampanya, özel fiyat ve kurallar yalnız sahip/müdür. Personel sipariş durumunu yürütür ve stok durumunu çevirir. Sınır sunucuda: arayüzü aşmak işe yaramaz.

Panel/toptan/liste

Şoför rotası

Telefona göre tek sütun durak listesi: adres, telefon, kalemler, kapıda istenecek tutar. Teslim, tahsilat, ödeme sözü ve “ulaşılamadı” buradan girilir; gün sonu dökümü yazdırılır.

Panel/toptan/rota

Teslimde sayım (eksik / kırık / SKT)

Teslimi TOPTANCI tarafı girer — hesapsız dükkânda esnafın paneli yok. Kalem başına eksik, kırık ve SKT iadesi yazılır: sipariş tutarı ve cari borç düşer, depodan yalnız teslim edilen mal çıkar, kırık ve SKT “hasarlı dönüş” olarak işlenir.

Panel/toptan/rota

Ulaşılamadı

Dükkân kapalı, yetkili yok, mal istenmedi: sipariş iptal olmaz, bir sonraki rota gününe kayar, vade de o kadar kayar; kaçıncı kez olduğu kayda geçer.

Panel/toptan/rota

Çevrimdışı kuyruk

Araçta internet yoksa teslim ve tahsilat cihazda sıraya girer; bağlantı gelince sırayla gönderilir ve aynı iş iki kez yazılmaz.

Panel/toptan/rota

Sipariş kalemi düzeltme

Yola çıkmamış siparişte adet düşürülür, kalem çıkarılır ya da eklenir. Sebep kayda geçer, tutar ve cari satırı düzelir, çıkan mal için bakiye sipariş açılır.

Panel/toptan/siparisler

Müşteri araması ve müşteri kartı

Ad, telefonun son haneleri ya da sipariş koduyla arayın: borç (teslim edilmiş / bekleyen / vadesi geçen / alacağı ayrı), açık siparişler, tahsilatlar, sözler, itirazlar ve bağlantı araçları tek ekranda.

Panel/toptan/musteri

Müşteri bazlı tahsilat

Nakit, kart, havale, çek, senet. Tutar en eski borçtan başlayarak dağıtılır, açık borcu aşan kısım alacak (avans) olur. Makbuz numarası üretilir, WhatsApp makbuzu hazırlanır; çek byCari portföyüne düşer.

Panel/toptan/musteri

Tahsilat geri alma ve karşılıksız çek

Gerekçeli geri alma yönetici yetkisi (ya da yönetici PIN’i) ister: borç yeniden açılır, çek karşılıksız işaretlenir ve o hesaba yeni sipariş kilidi konur. Kilidi müdür kaldırır.

Panel/toptan/musteri

Ödeme sözü

“Cuma günü öderim” kayda geçer; gün gelince müdüre hatırlatma düşer, tahsilat gelince söz kendiliğinden kapanır, gelmezse “tutulmadı” olur.

Panel/toptan/rota

Hesap dökümü ve mutabakat

İki taraf da aynı dökümü görür: satış, tahsilat, karşılıksız çek ve yürüyen bakiye. Esnaf kendi sayfasından “Mutabıkım” ya da “İtirazım var” der; itiraz toptancının müşteri kartına düşer.

Panel/toptan/musteri

İtiraz kaydı

Eksik, kırık, tarihi geçmiş mal ya da fiyat itirazı sipariş sayfasından açılır; toptancının cevabı yine o sayfada görünür. Mal kabulünde sayım tutmazsa itiraz kendiliğinden açılır.

Panel/toptan/siparisler

Hatırlatma listesi (WhatsApp)

Hesapsız dükkâna panel bildirimi ulaşmaz: vadesi dolanlar, yarın sevkiyat günü olanlar, ödeme sözü verenler ve zamlar hazır metinle listelenir. Gönderilen satır işaretlenir.

Panel/toptan/hatirlatma

Stok rezervasyonu

Kullanılabilir miktar = depo − açık siparişlerde bekleyen. Aynı son koli iki dükkâna satılmaz; ikinci siparişte miktar kalan kadar yazılır ve sebebi söylenir.

Panel/toptan/liste

Bağlantı güvenliği

Son 4 hane varsayılan olarak cihazda saklanmaz; “bu cihazı hatırla” isteğe bağlıdır. Sipariş hangi cihazdan geldiği kaydedilir, yeni cihaz işaretlenir; isterseniz bağlantı siparişleri (ya da yalnız yeni cihazdan gelenler) önce onayınıza düşer. Personel bağlantıyı askıya alabilir, yenilemeyi müdür yapar.

Panel/toptan/ayarlar

Onay bekleyen sipariş

Limit/kilit aşan ya da onaya bağlanmış siparişler “onay bekliyor” durumunda bekler: hazırlanmaz, cari deftere yazılmaz. Müdür tek tuşla onaylar ya da sebep yazıp reddeder.

Panel/toptan/siparisler

Görev şablonları

Şoför, plasiyer ve depocu görevleri hazır: şoför teslim ve tahsilat yapar ama fiyata ve siparişe dokunamaz; depocu sevk ve kalem düzeltme yapar. Yetmediği yerde yönetici PIN’i cihazda onay verir.

Panel/ekip

Esnaf sayfası bağlantı kopmasına dayanıklı

Hesapsız bağlantı sayfası arka planda güncellenemezse sepet silinmez, “güncellenemiyor” uyarısı çıkar; aynı sepet iki kez gönderilse de tek sipariş açılır. Eski telefonlarda da sipariş gider.

Panel/toptan/musteriler

“Geçen siparişin aynısı” sepeti değiştirir

İki kez basınca miktar ikiye katlanmaz; şablonlar ise sepete ekler.

Panel/toptan

Kampanya son günü esnafa görünür

Kampanya rozeti bitiş gününü yazar; kalan risk limiti, sunucunun siparişi kestiği tutardan (bekleyen siparişler ve avans dahil) hesaplanır.

Panel/toptan/liste

Plasiyer tahsilat sınırı

Temsilci kısıtı açıkken plasiyer yalnız kendi dükkânlarından tahsilat alır; başka dükkândan yalnız o dükkâna yoldaki ya da son 12 saatte teslim edilen sipariş varken (kapıda tahsilat).

Panel/toptan/musteriler

Birlikte çalıştığı sistemler

Birlikte açıksa kendiliğinden çalışır

Birlikte alınırsa daha etkili

Sık sorulanlar

Komisyon alıyor musunuz?
Hayır. Aracı değiliz; toptancı ile esnaf doğrudan çalışır, para bize uğramaz. byToptan yalnız aylık sistem bedelidir.
Fiyatımı herkes görebilir mi?
Hayır. Fiyat listeniz yalnız müşteriniz olarak eklediğiniz ve bağlantıyı onaylamış işletmelere açıktır. Müşteriye özel iskonto ve özel fiyat da yalnız o müşteride görünür.
Esnafın da bu sistemi alması gerekir mi?
Hayır. Esnaf abone olmaz, ödeme yapmaz: toptancı her dükkâna özel bir bağlantı gönderir; esnaf hesap açmadan kendi fiyatlarını görür, sipariş verir, borcunu ve teslimatını izler. Ücreti toptancı, bağlı dükkân sayısına göre öder.
Siparişlerin çoğu telefonla geliyor, ne yapacağım?
Siparişi siz girin: Siparişler ekranında “Telefonla sipariş gir” düğmesi müşteri adına sipariş açar. Fiyat ve kurallar aynı şekilde işler, müşteriye bildirim gider.
Bir müşteriye mal vermek istemiyorum, ne yapayım?
Risk limiti verin ya da vadesi geçmiş borç kilidini açın: limiti aşan sipariş kesilmez ve ekran sebebini rakamlarla söyler. Bağlantıyı tamamen kapatmak da mümkün; geçmiş siparişler kaybolmaz.
Kamyon o gün dolarsa ne olur?
Sipariş reddedilmez. Günlük kapasite dolmuşsa sipariş bir sonraki uygun teslim gününe alınır ve müşteriye “Salı günü kapasite doldu, siparişiniz Perşembeye alındı” denir.
Eksik mal gönderdim, para ne oluyor?
Müşteri mal kabulünde gelen miktarı yazar: sipariş tutarı ve cari defterdeki borç o kadar düşer, size bildirim gelir. İsterse kalan mal için bakiye sipariş açılır.
Zam yaptığımı müşterilerim nasıl öğrenecek?
Ertesi sabah tek bildirim gider (“3 üründe fiyat değişti”) ve esnaf sipariş ekranının üstünde son 14 günün değişikliklerini görür. Duyuruyu ayarlardan kapatabilirsiniz.
Esnaf “mal gelmedi” diyor, nasıl ispatlarım?
Teslim ederken sipariş kartındaki “Fotoğraf” ile koliyi çekin; fotoğraf siparişe bağlanır ve esnaf da görür. Eksik geldiyse esnaf mal kabulünde yazar, tutar ona göre düşer.
Hesapsız dükkân siparişinin yola çıktığını nasıl öğrenir?
SMS göndermiyoruz. Sipariş kartındaki “Bildir” düğmesi durumu ve dükkânın sipariş sayfasını WhatsApp’tan sizin numaranızla yollar; esnaf sayfasını açınca değişen sipariş “durum değişti” diye işaretlidir.
e-Fatura / e-İrsaliye kesebiliyor musunuz?
Hayır, onun için entegratör gerekiyor. Sevk irsaliyesini (VUK 230) panelden basabilirsiniz; seri-sıra numarası üretilir ve değişmez.
Esnafın hesabı yok; eksik ve kırık malı kim yazacak?
Teslimi yapan taraf — şoför ya da plasiyer. Rota ekranındaki “Teslim et” içinde kalem başına eksik, kırık ve SKT iadesi yazılır: sipariş tutarı ve borç kendiliğinden düşer, kırık mal deponuza hasarlı olarak işlenir, esnafa gönderilecek metin hazırlanır. Esnaf kendi sayfasından görür ve itiraz edebilir.
Şoförün internetsiz kaldığı yerde ne oluyor?
Hiçbir şey kaybolmuyor. Teslim, tahsilat ve “ulaşılamadı” cihazda sıraya giriyor; ekranın üstünde “3 işlem gönderilmeyi bekliyor” yazıyor. Bağlantı gelince sırayla gönderiliyor ve aynı iş iki kez yazılmıyor.
Şoför 30 gün vadeli müşteriden para ister mi?
İstemez. Araç listesinde ve rotada “kapıda istenecek” tutar yalnız peşin siparişler ile vadesi dolmuş kalanlardır; vadesi gelmemiş tutar ayrı sütunda bilgi olarak durur.
Esnaf “param yok, cuma gel” dedi.
“Ödeme sözü” ile günü kaydedin. O gün müdürünüze hatırlatma düşer; hesapsız dükkânsa hatırlatma ekranında hazır WhatsApp metniyle çıkar. Söz tutulursa kendiliğinden kapanır.
Aldığım çek karşılıksız çıktı.
Müşteri kartındaki tahsilat satırında “Geri al” deyip gerekçeye “karşılıksız” yazın: borç yeniden açılır, çek byCari’de karşılıksız işaretlenir ve o hesaba yeni sipariş kilidi konur. Kilidi müdür kaldırabilir.
Dükkân kapalıydı, mal geri döndü.
“Ulaşılamadı” deyin. Sipariş iptal edilmez; bir sonraki rota gününe alınır, vade de o kadar kayar ve esnafa gönderilecek metin hazırlanır. İki kez üst üste olursa müdüre bildirim gider.
Depoda mal çıkmadı, sipariş ne olacak?
Yola çıkmadan “Kalemleri düzelt” deyin: adedi düşürün ya da kalemi çıkarın, sebep seçin. Tutar ve cari satırı düzelir, çıkan mal için bakiye sipariş açılır ve esnafa yazılacak metin hazırlanır.
Bağlantı yanlış kişinin eline geçti.
Müşteri kartından “Bağlantıyı askıya al” — sayfa hemen kapanır, bunu personeliniz de yapabilir. Yeni bağlantıyı müdür üretir; tanınan cihazlar da silinir. Ayarlardan “yeni cihazdan gelen sipariş önce onaylansın” diyebilirsiniz.
Ay sonu hesap tutmuyor, ne yapacağız?
Müşteri kartındaki hesap dökümünü WhatsApp’tan gönderin. Esnaf aynı dökümü kendi sayfasında görür ve “Mutabıkım” ya da “İtirazım var” der; itirazı müşteri kartınıza düşer, cevabınızı da orada görür.
Kesim saatinden sonra gelen sipariş ne oluyor?
Reddedilmez; bir sonraki teslim gününe yazılır. Esnaf sepette “kapanış saati geçti” uyarısını görür; siz tahtada satırı “kesimden sonra” işaretli görürsünüz. Yine de o gün göndermek isterseniz kartta teslim gününü bugüne alın.
Aynı dükkânı iki kez ekledim / iki bağlantı oldu.
Aynı telefonla ikinci dükkân eklenmez; ekran “bu telefonla kayıtlı dükkânınız var” der. Telefonu farklı yazıldıysa fazlası için Müşterilerim’de “Kapat” deyin (siparişler kalır); bağlantı yanlış kişideyse müşteri kartından “askıya al”, sonra müdür yeniler — eski bağlantı hemen kapanır.
İki depocu aynı siparişi hazırlamaya aldı.
İkincisi “az önce … hazırlanıyor yaptı” uyarısını görür, iş iki kez yürümez. Tahtada satır kimin son dokunduğunu (“Son işlem”) yazar.
Ürüne yanlışlıkla 0 fiyat yazdım.
Kaydedilmez: liste, kampanya ve özel fiyat 0’dan büyük olmalı. CSV’de 0 fiyatlı satır önizlemede hatalı görünür, yazılmaz.
Dünkü teslimatta hata var, gün kapandı; nasıl düzeltirim?
Teslim edilmiş siparişte kalem düzeltilmez: geri gelen ya da eksik çıkan mal için siparişte “İade al” deyin (sağlam depoya, kırık/SKT hasarlı). Yanlış tahsilatı müşteri kartında gerekçeyle geri alın. İkisi de bugünün tarihiyle kayda geçer, eski belge silinmez; gün sonu dökümünü yeniden basabilirsiniz.
Esnaf kaydının silinmesini istiyor ama borcu var.
Borç, alacak ya da açık sipariş varken silinmez — önce hesap kapanır. Bu arada bağlantıyı askıya alabilirsiniz. Hesap kapanınca müşteri kartındaki KVKK kartından kişisel bilgileri silin; belgeler vergi gereği 5 yıl kalır.
İki depom var, stok nasıl düşüyor?
byStok stoğu tek havuzda sayar; depo ayrımı yok. Pratik yol: bölgeleri depoya göre açın ve toplama listesini bölge süzgeciyle basın. Ürünü stok kartına bağladıysanız teslimde toplam stoktan düşer.
Hesabım askıya alındı, şoför yolda.
Ekranlar açık kalır: rota, araç listesi ve müşteri borçları görünür ve yazdırılır. Teslim ve tahsilat kaydı kapanır — şoför kâğıda not etsin, ödeme onaylanınca rotadan girin.
Personelim toplam alacağı görmesin.
Görmez: Müşterilerim’deki toplam bakiye ve ciro kutuları, raporlar ve CSV dosyaları yalnız sahip/müdürde. Personel tahsilat için tek dükkânın borcunu müşteri kartında görür.
1000 ürünlük listemi nasıl girerim?
Fiyat listem → Excel / CSV. Şablonu indirip doldurun ya da muhasebe programınızdan dışa aktarıp başlıkları eşleştirin, “CSV yükle” deyin. Önizleme yazmadan önce neyin değişeceğini ve hatalı satırları gösterir.
Muhasebecim KDV dökümü istiyor.
Raporlar → “Geçen ay” → KDV özeti → Hesapla → CSV. Vade yaşlandırması, müşteri cirosu ve ürün satışı tabloları da CSV iner.
Esnaf “havale yaptım” dedi, borcu neden düşmedi?
Havale bildirimi tahsilat değildir. Talepler ekranında hesabınıza bakıp “Geldi, onayla” dediğinizde tahsilat yazılır ve borç düşer; esnaf sayfasında “Borçtan düşüldü” görür. Para gelmediyse “Bulunamadı” deyip sebebini yazın.
Esnaf “iki koli ezik geldi” diye fotoğraf gönderdi.
Talepler’de bildirimi açın, fotoğrafa bakın, düşülecek adedi düzeltin. Malı geri aldıysanız İade, almadıysanız (imha ya da eksik) Mahsup seçin: tutar ve borç düşer, esnaf cevabınızı sayfasında görür.
Esnaf sepetine yanlışlıkla 50 koli yazdı.
Sayfa özet ekranında alışılmışın çok üstündeki miktarı ve tutarı ayrıca sorar. Yine de geldiyse hazırlamaya başlamadan esnaf kendisi iptal edebilir; başladıysanız “Kalemleri düzelt” ile adedi düşürün.
Esnaf koli bozarak sipariş verebilir mi?
Ürün tek de satılıyorsa evet; sayfa “1 koli + 3 adet” diye gösterir ve “koli bozuluyor” uyarısıyla “Koliye tamamla” önerir. Tek satmıyorsanız ürüne “en az” miktarı koli kadar verin.
Esnafın telefonu değişti / sayfayı başkası açtı.
Esnaf “Bu cihazdan çık” ile kendi telefonundaki kaydı siler. Bağlantı başkasındaysa müşteri kartından askıya alın, müdür yenisini üretsin; telefon numarasını Müşterilerim’de güncelleyin.
Esnaf borcunu ödemek için yuvarlak para verdi, fazlası ne oluyor?
Açık borcu aşan kısım “alacak (avans)” olarak duruyor ve sonraki siparişten kendiliğinden düşülüyor. Hem sizin ekranınızda hem esnafın sayfasında görünüyor.

İpuçları

  • Ürün adını müşterinizin stok kartıyla aynı yazın: mal kabulünde kendiliğinden eşleşir, kimse elle bağlamak zorunda kalmaz.
  • Barkodu mutlaka girin — müşteriniz siparişi elde okuyucuyla saniyede verir, siz de telefon siparişinde barkoddan bulursunuz.
  • Bölge tanımlamak tek başına teslim gününü düzeltir: “Pazartesi Nilüfer” dediğiniz an Nilüferli müşteri kendi gününü görür ve boşuna beklemez.
  • Günlük kapasiteyi kamyonun gerçek kapasitesine göre verin; kota sipariş kaçırmaz, yalnız günü kaydırır.
  • Primi ciroya değil tahsilata bağladık: satan değil, parasını getiren prim alsın.
  • Toplama listesini kâğıda basıp depoya verin; kutucukları işaretleyerek toplamak, ekrandan okumaktan hızlıdır.

byToptan hakkında daha fazlası

Ürün sayfasında fiyat, sektörler ve sık sorulanlar.