byOtel

1. En hızlısı: Oda takviminde boş bir geceye dokunun — kayıt formu o oda ve o gün seçili açılır. Ya da Bugün → Yeni kayıt sekmesinde tarihleri yazıp “Boşlukları göster” deyin: tip tip kaç oda satılabilir görürsünüz (odası atanmamış talepler ve planlı bakımdaki odalar düşülür).
2. Geçmiş tarihe kayıt açılmaz; gece yarısından sonra gelen misafir için dünün tarihi kabul edilir. Çıkış girişten önce yazılırsa ekran bir geceye düzeltir.
3. O tarihlerde bir satış kuralı varsa sayfada sarı kutu çıkar: “1-15 Ağustos en az 3 gece”, “12-14 Ekim satışa kapalı”.
4. Formda oda tipini, pansiyonu ve kişi sayısını girin; tutar anında altta dökümüyle görünür (oda + pansiyon − indirim, ortalama gecelik, konaklama vergisi).
5. Telefonu yazın: daha önce kalmışsa “3. gelişi” rozeti ve kalıcı notu (“üst kat istemiyor”) kendiliğinden gelir.
6. Araç plakası ve özel gün (doğum günü, balayı) girin. Kimlik kayıtta sorulmaz: girişte açılan kimlik formunda konaklayan her kişi için girilir (KBS defteri).
7. “Rezervasyonu aç” deyin. Kural çiğneniyorsa ekran sebebini söyler ve onay ister; onaylarsanız kayıt notuna ve iz defterine işlenir.
8. Tutarı elle yazarsanız (pazarlık) en çok 10.000.000 ₺ kabul edilir; sıfır fazla yazılmış tutar kayda geçmeden yakalanır. Personel hesabında bu kutu kapalıdır.
9. İki resepsiyonist aynı anda aynı odaya kayıt açarsa biri kazanır; diğeri “Bu oda seçtiğiniz tarihlerde dolu” uyarısı alır, kayıt açılmaz.

Oda seçmek zorunda değilsiniz: “Sonra atanacak” bırakın, kontenjan yine tutulur; odayı takvimden atarsınız. Telefondaki misafirin talebi kapora bekliyorsa durum “Talep” kalır; kapora gelince “Onayla”, misafir gelince “Giriş”.

1. Bugün → Giriş · çıkış sekmesindeki “Bugün giriş yapacaklar” listesinden misafiri bulun; oda atanmamışsa önce hesap kartından oda atayın.
2. “Giriş” düğmesine basın. Oda kat listesinde hâlâ kirliyse sistem sizi uyarır, kayda ve iz defterine yazar ama sizi durdurmaz — misafir kapıda.
3. Gece 02:00’de gelen dünkü misafir normal girer (giriş dün, çıkış bugün). Girişi yarın olan misafir bugün giremez: önce “Tarih değiştir” ile girişi bugüne çekin; oda ve fiyat o zaman denetlenir.
4. Yanlış kişiye giriş yapıldıysa hesap kartındaki “Girişi geri al” ile kayıt “Onaylı”ya döner (giriş günü ya da ertesi sabah; kimlik ve tahsilatlar silinmez). İptal edilmiş kayda giriş yapılamaz; misafir yine de geldiyse önce “Yeniden onayla” deyin (oda boşsa ve para kararı verilmemişse açılır).
5. Kimlik eksikse giriş düğmesinden sonra aynı kartta kimlik formu açılır: misafir karşınızdayken her kişiyi girin. “Bitti” derseniz kayıtta “kimlik eksik” rozeti kalır.
6. Özel gün ya da misafir tercihi varsa giriş mesajında çıkar (“Balayı çifti — oda hazırlığını buna göre yapın”).
7. Kimliği girin: rezervasyonu yaptıran kişi yetmez, konaklayan herkesin kimliği kayda geçmeli (1774 s.K.).
8. Depozito alıyorsanız hesap kartından girin; hesaba eklenmez, çıkışta iade edilir.

1. Takvimden ya da listeden misafirin adına dokunun; hesap kartı açılır.
2. Mini bar, otopark, çamaşır gibi ekstraları “Hızlı ekstra” düğmelerinden tek dokunuşla ekleyin; listede olmayan için ad-adet-tutar yazın.
3. Misafir geç çıkıyorsa saati yazıp “Geç çıkış ücreti” deyin; belirlediğiniz saatten sonrası tam gün sayılır. Erken giriş için de aynı yer.
4. Tahsilatı tutar ve araçla (nakit, kart, havale, kanal) kaydedin. Nakit tahsilat byKasa’ya da düşer. Ödeme satırları dökümde tarih-saatiyle (Türkiye saati) durur.
5. Ekstra satırını çöp kutusuyla kaldırabilirsiniz (onay ister, iz defterine yazılır). Ekstra adedi 1–99, tek kalem en çok 100.000 ₺; 0 ₺ kalem yazılmaz.
6. Kart kapalı kayıtlarda (iptal, gelmedi) tahsilat ve ekstra formu açılmaz; misafir yine de geldiyse kaydı yeniden onaylayın.
7. Kalan bakiyeden fazlası tahsil edilemez; erken çıkışta tutar düşerse fazla tahsilat “iade edilmeli” diye ekranda durur.

1. “Bugün çıkacaklar” listesinde kalan bakiyeyi görün, varsa tahsil edin.
2. Depozitoyu iade edin: iki adımlı onay ister, nakitse kasadan çıkış olarak yazılır.
3. “Çıkış” deyin. Oda kendiliğinden temizlik listesine düşer, konaklama vergisi kayda donar, kanal komisyonu konaklama tutarı üzerinden hesaplanır (mini bar, restoran gibi ekstralar komisyona girmez).
4. Kalan bakiye varsa byCari’ye açık hesap olarak düşer; misafirin kartından takip edilir.

İade edilmemiş depozito çıkış mesajında ve gün raporunda uyarı olarak durur; unutulmaz. Çıkış geri alınamaz — bu yüzden planlanandan önceki çıkışta ekran önce sorar.

1. Misafir planlanandan önce ayrılıyorsa doğrudan “Çıkış”a basın: ekran sorar ve seçenek verir — “Kalan geceler düşsün (kurala göre)”, “Tutar aynen kalsın” (iadesiz rezervasyon), “Kesintisiz düşsün” (yalnız sahip/müdür görür). Tarih, erken ayrılış bedeli ve çıkış tek adımda olur; yarının kahvaltı listesinden düşer. “Vazgeç” derseniz hiçbir şey değişmez.
2. Erken ayrılış bedeli otel kurallarındaki yüzdeden gelir (düşen gecelerin %X’i) ve hesapta ayrı ekstra satırı olarak görünür; misafirle tartışmada rakam yazılıdır.
3. Hesap kartındaki “+1 gece uzat” ya da “Tarih değiştir” ile yeni tarihleri girin.
4. Müsaitlik ve tutar sunucuda yeniden hesaplanır; oda yeni tarihlerde doluysa işlem reddedilir.
5. Misafir içerideyse giriş günü kilitlidir, yalnız çıkış günü kaydırılır.
6. Pazarlıklı fiyat korunur: tarifeden sapmış bir kaydın gecelik ücreti esas alınır, verilen indirim geri alınmaz.
7. Yeni tarih misafirin takip sayfasında görünür; misafire WhatsApp’tan ya da telefonla haber verin.

1. Ekran kirli odaları önce gösterir; bugün misafir girecek odalar ayrıca uyarı olarak listelenir.
2. Her oda kartındaki listeden görevli seçin. Kota koyduysanız kimde kaç oda olduğu düğmelerin üstünde yazar; kota dolunca “Ayşe’de 6/6 oda var, biri bitmeden yenisi verilemez” denir.
3. Görevli kendi adına süzgeç uygulayıp yalnız kendi odalarını görebilir.
4. Kat görevlisi işi bitince “Temizlendi” der. Kontrol zorunluysa oda hazır olmaz, kontrol kuyruğuna geçer.
5. Sorumlu odaya bakıp “Kontrol edildi, hazır” der; oda o zaman satışa hazır sayılır ve görevlinin üstünden düşer.
6. Arıza varsa “Bakıma al”: dolu oda bakıma alınamaz, yaklaşan rezervasyon varsa uyarı çıkar.
7. “Kat görevlisinden gelenler” kutusunda arıza, kayıp eşya ve eksik malzeme bildirimleri durur; iş bitince “Kapat” deyip ne yapıldığını yazın (kayıp eşyada kime teslim edildiği).
8. Görevliler ve bağlantılar sekmesinde görevli ekleyin, bağlantı/karekodu WhatsApp’tan gönderin; telefon kaybolursa “Yenile” eski bağlantıyı öldürür, “Pasife al” odalarını boşa çıkarır.
9. Ekran açılamazsa “Kat listesi alınamadı · Yeniden dene” çıkar; temizlik saatleri Türkiye saatiyle yazılır.

Kırık duş, eksik havlu gibi notları oda kartındaki küçük kutuya yazın; not oda üstünde herkese görünür.

1. Gün raporunu açın: doluluk, giriş, çıkış, kalan, boş oda ve kahvaltı sayısı üstte.
2. Kahvaltı listesini mutfağa verin: oda oda kaç yetişkin, kaç çocuk, hangi pansiyon. Bugün giriş yapacak misafir bu sabahki kahvaltıya sayılmaz.
3. Kasa kartından dünkü nakit / kart / havale tahsilatını ve elde duran depozitoyu okuyun.
4. “Devretmeden önce kapatın” uyarısındaki maddeleri bitirin: kirli oda, kontrol bekleyen oda, eksik kimlik, açık bakiye, bekleyen kapora, iade edilmemiş depozito.
5. “Gelmedi adayı” listesinde giriş günü geçmiş ama kapanmamış kayıtlar durur; “Gelmedi” düğmesiyle yerinde kapatın (tahsil edilmiş para varsa iade mi kapora mı diye sorar).
6. İnternet kesilirse son başarılı rapor “Çevrimdışı · saat itibarıyla” etiketiyle açılır; olanları “Gece notları”na yazın, bağlantı gelince işleyip “İşlendi” deyin.
7. Yazdırıp imzalatabilir ya da ekrandan devredebilirsiniz. Önceki/sonraki gün okları geçmiş günün raporunu açar.

1. Gece 02:00’de kapıya gelen rezervasyonsuz misafir: Yeni kayıt → giriş dün, çıkış bugün (ya da kalacağı gün). Dünün tarihi kabul edilir, daha eskisi edilmez.
2. Beklenen misafir gelmediyse kartında ya da gün raporunda “Gelmedi” deyin. Giriş günü gelmeden “Gelmedi” düğmesi pasiftir.
3. Personel hesabı iptal edemez: misafir telefonla vazgeçtiyse kaydı not edip sabah sahibe/müdüre bırakın.

1. Misafir takip sayfasından “ödemeyi yaptım”, “tarihimi değiştirebilir miyiz” ya da resepsiyona not bırakınca panel bildirimi düşer; talep hem Bugün ekranının üstünde “Misafirden gelenler” kutusunda hem de rezervasyonun hesap kartında şerit olarak durur.
2. Ödeme bildirimi: havaleyi banka hesabınızda gördükten SONRA “Bankada gördüm, tahsil et” deyin — tahsilat havale olarak yazılır (kalan bakiyeden fazlası tahsil edilmez). Para görünmüyorsa misafire yazın; işiniz bitince “İşlendi” ile listeden kaldırın.
3. Tarih talebi rezervasyonu kendiliğinden değiştirmez: “Tarihi uygula” müsaitliği ve tutarı sunucuda yeniden hesaplar; oda doluysa uyarı verir, talep açık kalır.
4. Not: misafirin notu hesap kartında “Misafir tercihi” olarak da durur; okuyunca “İşlendi”. Bekleme listesi (dolu otelde “boşalırsa haber ver”): misafire söz verilmez; ekran o tarihte boş oda göründüğünü söyler, “Haber ver” ile WhatsApp’tan yazın, sonra “Kapat”. Oda bakımdan çıkınca ya da iptal olunca bekleyenlere bildirim de düşer.

1. Kayıt bölümünde “Grup” sekmesine geçin: sorumlu adı, telefon, oda sayısı, oda başına yetişkin ve çocuk.
2. “Odalar mümkünse yan yana olsun” işaretliyse aynı katta ardışık numaralar aranır; bulunamazsa aynı kat, o da yoksa dağıtık verilir ve sonuç kayda yazılır.
3. Oda başına tutarı elle girerek grup indirimi verebilirsiniz (sahip/müdür).
4. Grup açıldıktan sonra herhangi bir odanın hesabını açın: grup paneli tek hesap dökümünü, “hepsi giriş yaptı / hepsi çıkış yaptı” düğmelerini ve tek seferde tahsilatı verir.
5. Tahsilat bakiyesi olan odalara sırayla dağıtılır; grup başkanı tek ödeme yapar, defterde her oda kendi payını görür.

1. Ekran günün girişlerini, çıkışlarını ve kimliği eksik kalan konaklamaları ayrı ayrı listeler.
2. Her rezervasyonun altındaki formdan konaklayanları ekleyin: ad, soyad, belge türü, numara, uyruk, doğum, baba-anne adı. TC numarası algoritmayla denetlenir.
3. KBS’ye bildirimi SİZ yaparsınız: bu ekran Emniyet/Jandarma sistemine bağlanmaz, göndermez. Kimlikleri toplar, eksiği gösterir, listeyi hazırlar.
4. Kişi sayısı kadar kimlik girilince “KBS’ye bildirdim olarak işaretle” düğmesi açılır; KBS ekranına girdikten SONRA basın.
5. “Listeyi indir” ile günün dökümünü CSV olarak alın; bildirimi yaparken elle veri girmezsiniz. İndirme iz defterine yazılır (KVKK).
6. Yanlış girilen kişiyi çöp kutusuyla silin (onay ister). KBS’ye bildirildi işaretlenmiş kişi silinmez. Kişi eklenince sayaçlar ve “eksik” tablosu kendiliğinden tazelenir.

Kimliği misafir hâlâ karşınızdayken girin; çıktıktan sonra düzeltmek mümkün olmuyor ve ceza ağır.

1. İki haftalık boş gece tablosunda bir gece seçin.
2. Daha önce konaklamış misafirler tekrar geliş sayısına göre sıralanır; aynı kişiye 21 gün geçmeden ikinci teklif gitmez.
3. Teklif metnini düzenleyip WhatsApp ile gönderin.
4. Son dakika indirimini otel kurallarından açtıysanız, yaklaşan günler için fiyat kendiliğinden düşer ve misafirin gördüğü tutara yansır.

1. Doluluk raporunda ADR (ortalama gecelik) ve RevPAR (boş odalar dâhil oda başına gelir) rakamlarına bakın.
2. “Fiyat önerisi” tablosunda önümüzdeki 45 günün doluluğu gün gün durur: hedefinizin üstündeki günlere zam, yaklaşan boş günlere son dakika indirimi önerilir.
3. Zam için ilgili tarihe sezon fiyatı ekleyin; indirim için otel kurallarındaki son dakika yüzdesini açın.
4. “Kaynak ve komisyon” tablosundan hangi kanalın ne getirdiğini ve komisyon düşünce cebinize ne kaldığını görün.
5. Muhasebeye: “CSV (muhasebe)” düğmesi aralıkta girişi olan her kaydı satır satır indirir — konaklama, KDV matrahı, KDV %10, konaklama vergisi %2, ekstralar, tahsilat, iptalde kalan kapora, iade, komisyon, fatura unvanı ve VKN. Yıllık raporda binlerce kayıt da eksiksiz okunur. İndirme iz defterine yazılır.

Doluluk yüksek ama RevPAR düşükse fiyat fazla kırılıyor demektir.

1. “Satış kısıtları” bölümünde oda tipi (ya da bütün tipler), tarih aralığı ve kuralı seçin.
2. Asgari gece: “bayramda en az 3 gece”. Azami gece: uzun konaklamayı sınırlamak için.
3. Satışa kapalı: tadilat haftası ya da tur operatörüne ayırdığınız kontenjan.
4. Tek bir odayı (ya da kış kapanışında bütün odaları) tarih aralığıyla kapatmak için Odalar ekranındaki “Planlı bakım ve kapalı dönem” kartını kullanın: o geceler kayıt, web talebi, tarih değişikliği ve kanal senkronu için dolu sayılır; bitiş günü oda yeniden satılır. Aralıkta rezervasyonu olan oda kapatılamaz. (Bu kart hesabınızda henüz açılmadıysa ekran söyler; o zaman odayı “Bakıma al” ile çekin.)
5. Girişe / çıkışa kapalı: haftalık kiralamada “yalnız cumartesi giriş” kuralı.
6. Misafirin rezervasyon sayfası kuralı kesin uygular ve sebebini yazar; resepsiyon onaylayarak geçebilir.

1. Oda kartındaki “Düzenle” ile numara, kat ve tipi değiştirin; numara başka odada kullanılıyorsa ekran söyler. Rezervasyonlar oda kimliğine bağlı olduğu için kopmaz.
2. “Odayı kapat”: oda takvimden ve satıştan kalıcı çıkar. İçinde misafir ya da ileri tarihli rezervasyonu varsa kapanmaz, kodlarıyla söylenir — önce misafiri başka odaya taşıyın. Oda silinmez; aynı numarayı yeniden eklerseniz kapalı oda geri açılır.
3. Oda tipini düzenlemek için tablodaki kalem simgesine basın; form o tipin değerleriyle dolar (“Vazgeç · yeni tip” ile boş forma dönersiniz). “Bu tipi kaldır” yalnız tipe bağlı açık oda ve ileri tarihli rezervasyon yoksa çalışır.
4. Gecelik ücret 0 olamaz ve en çok 1.000.000 ₺’dir; sezon fiyatında da aynı. Tamamen geçmişte kalan bir aralığa sezon fiyatı girilmez.
5. Ekstra fiyat listesinde fiyat değişince satırın kalemine basıp yeni tutarı yazın; silip yeniden eklemeniz gerekmez.

1. Yalnız işletme sahibi yapar ve yalnız konaklama kapandıktan sonra (çıkış yapıldı, iptal ya da gelmedi). Açık rezervasyonun verisi silinmez.
2. Misafirin kapanmış rezervasyonunu açın; hesap kartında “Kişisel veriyi sil (KVKK)” düğmesine basın, gerekçeyi yazın (“misafirin KVKK başvurusu, 3 Ekim”).
3. “Bu telefonun bütün kayıtları ve konuk kartı da silinsin” işaretlenirse misafirin bütün eski konaklamaları ve konuk kartı birlikte anonimleşir.
4. Ad, telefon, e-posta, kimlik, plaka ve notlar silinir; tutar ve tarih kayıtları (muhasebe) kalır. KBS bildirimi yapılmamış konaklama varsa önce bildirim tamamlanmalıdır; bekleyen iade varsa önce sonuçlandırılır.

Silme geri alınamaz ve iz defterine yazılır. Kimlik bildirimi kayıtları yasal saklama süresi dolunca gece imhasında kendiliğinden maskelenir.

1. Kanalı bir odaya ya da oda tipine bağlayın, yönü seçin (çift yönlü / yalnız içe çek / yalnız yayınla).
2. OTA’nın iCal adresini yapıştırın; bizim yayın adresimizi de onların paneline koyun.
3. Komisyon yüzdesini yazın: gelir raporundaki net rakam buradan hesaplanır.
4. Tip bazlı kanalda iCal kontenjan taşımaz: tipin tamamı dolmadan kanala “dolu” yayınlanmaz, kanaldan fazla rezervasyon gelirse engellenemez ama bildirim düşer.
5. Yayın adresi sızarsa jetonu yenileyin; eski adres anında ölür.
6. Takvimler 4 saatte bir kendiliğinden çekilir; telefonla son odayı satmadan önce “Şimdi çek”e basın (işletme başına 2 dakikada bir). Elle çekme o an yapılamazsa ekran söyler; acil durumda takvimi kanal panelinden elle kapatın.
7. “Durdur” kanalın okunmasını ve yayınını durdurur (onay ister); “Aç” geri başlatır. Çöp kutusu kanalı kaldırır, o kanaldan gelmiş rezervasyonlar takvimde kalır.
8. OTA’da iptal edilen rezervasyon bizde iptal olur ve bildirim düşer; odadaki (giriş yapmış) misafire ve sizin iptal ettiğiniz kayda senkron dokunmaz. Takvim boş dönerse hiçbir kayıt iptal edilmez, kanal hata olarak işaretlenir.

Booking’in takvimi kapattığınız günleri de “CLOSED - Not available” diye yayınlar; bunlar bizde “bilgi eksik” kanal kaydı olarak görünür. Gerçek misafir değilse kaydı iptal edin.